コンサル１年目に理解しておきたい資料作成のポイント

こんにちは、まつです。

コンサルタントの仕事の中で、資料作成は重要なスキルのひとつかと思います。 そして誰しもがデザインに優れた華やかなスライドに憧れたりしたことはあるかと思います。 今回はそんな資料を作成するコツをお伝えします！・・・と言いたいとこですが、

正直自分はそんなスライドは作れません（汗 なので、デザインについては読者ご自身で学習いただいて、今回は相手に伝わる資料作成のポイントについてお話したいと思います。

ポイント１：伝えたいことを１つに絞る

皆さんが資料で一番伝えたいことって何ですか？あれもこれも盛り込みたくなる気持ちはすごくよく分かります。ですが、人って一度にたくさんの情報を処理できないんですよね。（一部の秀才は例外かもしれませんが）

だから、「この資料を読んだ人に、最終的に何をしてほしいのか？」

という点を１つだけ明確にしましょう。例えば、「新しいツール導入の承認がほしい！」「今の課題を共有して、みんなで危機感を持ってほしい！」など、伝えたいメッセージを１つに絞ることで、資料全体がスッキリしますし、読んでる人も「あ、そういうことね！」って迷うことなく理解できるかと思います。「１スライド１メッセージ」は資料作成の基本となるポイントですので、是非意識してみてください。

ポイント２：構成を「結論ファースト」で考える

ビジネスの現場では、時間は本当に貴重です。特に忙しい上司やクライアントは、まず「結局、何が言いたいの？」って思っている方が多いと思います。

だからこそ、「結論ファースト」で伝えることが重要なんだと思います。

• 結論： 自分が一番伝えたいこと

• 根拠： なぜその結論に至ったのか（よくファクトは？と言われるやつですね）

• 具体例： 根拠を補強する具体的な話や詳細

• 次のアクション： 読んでくれた人に何をしてほしいのか

この流れで話を進めると、読み手は最初に全体像を掴めるため、その後の情報もスムーズに頭に入ってきます。先に結論を述べることで、「なぜそうなるのか？」を意識しながら読み進めることができ、読み手の理解度を上げることができます。

ポイント３：見た目は「シンプル・イズ・ベスト」

せっかく良い内容でも、ごちゃごちゃした資料だとそっちに気を取られてしまい内容が入ってこなくなってしまいますよね。見た目の工夫って、資料の「読みやすさ」に繋がります。

なので次のポイントを意識してみてください。

• 余白を意識する: スライドいっぱいに文字を詰め込まずに適度な余白を残す。そうするだけで不思議と情報が整理されているように見えます。

• フォントは統一する: いろんな種類を使わず、見やすいフォントに絞る。（これまでの現場で多かったのは Meiryo UI です）

• 色使いは控えめに: アクセントカラーは2～3色くらいに抑えて、使いすぎないようにしましょう。（カラフルだと目がちかちかします・・・）

• グラフは分かりやすく: 伝えたいことがパッと見てわかるように、シンプルなグラフを選んで、タイトルと凡例を簡潔に記載する。

• 箇条書きを使う: 長文になりそうな説明は、箇条書きでまとめるようにすると情報が整理されているように見えます。（余白とうまく組み合わせてください）
  

デザインセンスはあるに越したことはないと思いますが、それ以上に大切なのは相手に伝わる資料になっているかです。シンプルなルールを守るだけで、余分な情報が精査され、洗練された情報が最終的に資料に残るようになります。 プレゼン資料など、よりグラフィック等を多用したい場合も、基本はシンプルにした方がよいと個人的には思います。

まとめ

人に「伝わる資料」を作るためのポイントとしては、

1. 伝えたいことを「たった１つ」に絞る

2. 構成は「結論ファースト」で考える

3. 見た目は「シンプル・イズ・ベスト」

の3つです。

最初はちょっと意識しないといけないかもしれないですが、繰り返し実践することで、自然と「伝わる資料」が作れるようになるはずです。 資料作成は、自分の頭の中を整理する訓練にもなるため、ぜひ３つのポイントを押さえながら「伝わる資料」を作成してください。