今回もビジネススキルについての話題をお届けします。
■ 話題➀「誤字脱字と言えど」
世間ではよく、「信頼を失うのは簡単だが、信頼を得るのは難しく、失った信頼を取り
戻すのはさらに難しい。」と言われています。
例えば何かの資料を作ったとして、誤字脱字と言えど存在するだけで、その資料の
信頼性を大幅に落としてしまいます。
たかが誤字脱字じゃないかと思われるかもしれませんが、自分がサービスを受ける側に
なったらどうでしょうか。
私もかつて、とある保険会社の契約をする際に担当者の方から資料を受け取って、
ここ間違うの？というミスを発見してその方を信頼できなくなった記憶があります。
そこで、誤字脱字対策として何ができるのかと言いますと、一番効果的なのは声に出して
読むことです。
発声できないなら、発声している体で頭の中で読みます。
表や図であれば、列単位で上から下まで通して見るなどの塊を意識したチェックを
行います。
他にもいろいろな方法があるとは思いますが、これらは単なるメソッドですので、
実践したからといって100%誤字脱字を検出できるわけではありません。
一番大事なのは、誤字脱字をせん滅してやるという意気込みです。
■ 話題②「あれどうなった？」
進捗会議などで、「この前話したあれはどうなりましたっけ？」と聞かれることは
多々あると思います。
報告する相手が何を知りたいのかを先回りして考えておき、聞かれる前に報告して
しまいましょう。
かなり難易度は高いものの、きっとあなたの株が上がります。
また、抱えているタスクの状況を自分から能動的に報告することで、間違った方向に
進んでいれば指摘をしてもらえるため、リスクヘッジにもなります。
■ 話題➂「箇条書きの強み」
メールだとなぜか最初に作文してしまいますが、ふとそれを見る相手のことを考えると、
これではわかりにくいだろうと箇条書きにします。
そこで箇条書きの強みについて考えてみました。
・ スッキリしていて見やすい。
・ 作文よりも短時間で完成する(人によるかもしれませんが)。
・ 独立した事柄を端的に伝えられる(ので相手が理解するのにかかる時間も短く
できる)。
「スッキリしていて見やすいし、作文よりも短時間で完成することに加えて、
独立した事柄を端的に伝えられることが強みです。」としてしまうと、
読み手による3つの強みの抽出が必要になりますが、箇条書きにしてあれば読み手側の
抽出作業が不要になります。
では、箇条書きの弱みはどんなところでしょうか。
・ 項目間の大小や重要度がつかめない。
⇒ 括弧書きでこれは大項目、これは重要と記載すれば解決するのでは？
・ 項目間の関係性がつかめない。
⇒ 文章にしたところで同じ、図や表で示せばよいのでは？
・ 項目間の関係性がつかめないから全体像もつかめない。
⇒ 上記と同様、図や表で示せばよいのでは？
結論、箇条書きにしようが文章にしようが、それだけで伝えられることには限界が
ありますので、表や図とうまく組み合わせて相手に訴求することが必要です。
ビジネススキルについての話題(第2回)は以上になります。
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