ファシリテートGの「かわうち」です。
これまで、プロジェクト管理に必要な知識体系や管理手法についてご紹介してきました。
今回は、プロジェクト管理をサポートするツールを紹介します。
プロジェクト管理ツールを使う利点
プロジェクト管理ツールを使う利点を一言で言うと、プロジェクトの成功率が高まり、チームの生産性も向上することです。具体的には以下のような利点があります。
効率の向上 タスクの割り当てや進捗状況の追跡が容易になり、チーム全体の効率が向上します
コミュニケーションの改善 チームメンバー間のコミュニケーションが円滑になり、情報の共有がスムーズに行えます
スケジュール管理 プロジェクトの締め切りや重要なマイルストーンを管理しやすくなります
リソース管理 人員や予算などのリソースを効果的に管理できます
透明性の向上 プロジェクトの進行状況や問題点が明確になり、関係者全員が現状を把握しやすくなります
プロジェクト管理ツールの選び方
導入形態 プロジェクト管理ツールには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があり、以下のようなメリット・デメリットが挙げられます。
メリット | デメリット | |
クラウド型 | ・初期費用や運用費用が比較的安価で始めやすい ・セキュリティやバックアップ機能があらかじめ備わっていることが多い | ・インターネット環境に依存する ・カスタマイズが制限される |
オンプレミス型 | ・自社サーバーで管理ができること ・カスタマイズの自由度が高い | ・初期費用や運用費用が高額な傾向にある ・アクセスできる場所や端末に制限がある |
機能 プロジェクト管理ツールはさまざまな機能を有しますが、すべての機能が必要なわけではありません。逆に、必要な機能が備わってなければプロジェクト管理ツールの効果が発揮できません。 例えば、アジャイル開発を行うIT企業であれば、スプリント管理やバックログ管理機能が充実しているツールを選ぶ必要があります。また、リモートワークが多い企業では、コミュニケーション機能に強みをもつツールが適しています。
操作性 導入後にメンバーがスムーズにツールを利用できるかどうかは、プロジェクトの成功に大きく影響します。操作が難しい、複雑だと感じてしまうとせっかく導入しても定着しづらく、逆に課題が発生してしまう恐れがあります。 ツールによってはデモやトライアルの実施をしている場合もあるため、事前に操作性を確認することが望ましいでしょう。
サポート体制 導入直後は運用に関して不明点も多く、使い方を調べながらプロジェクト管理を進めることが多いでしょう。またツールに不具合が生じることもあります。そういった時に迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかは大きなポイントですので、サポートの対応時間、方法（電話、メール、チャットなど）、言語対応範囲の確認が必要です。
参考までに、以下は筆者が利用したことがある、プロジェクト管理ツールの比較です。
おわりに
上記のプロジェクト管理ツールは、主にスケジュール管理、タスク管理、課題管理を目的として使用していたのですが、どのツールも操作性も含めて標準機能に大きな問題はなく、使いやすい印象でした。
ただ上の表からもわかるように、コスト管理やリソース管理の機能を有するかはツールによって変わるようですので、スケジュール管理、タスク管理、課題管理などのシンプルな機能でよいのか、コスト管理なども行いたいのか、または組織やプロジェクトに合わせてオプションや機能の拡張性が必要なのか、という観点で選ぶのがよいかと思いました。
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