業務の属人化に陥らないために～

こんにちは。ファシリテートGのみうらです。

4月になりようやっと過ごしやすい気候になりましたね。

通勤時の徒歩時間がちょっとだけ心地いいなと感じる今日この頃です。

さて、今はどのお仕事でもメンバー入れ替わりが多い時期になるかと思いますが、

今回は業務の中で属人化に陥らないために、というところでお話させていただければと思います。

1.属人化とは

対象の業務が1人の担当者に依存しており、その業務の進め方や手順書がドキュメント化されず、担当者しか理解していない状況にあるということです。

業務によってはある程度の属人化は不可避ですが、意図せず発生している属人化は、長期的に悪い影響をもたらすことが多いと考えます。

2.どのような場合に属人化に陥ってしまうのか

主に以下の場合に属人化に陥ってしまうと考えます。

• 業務の忙しさによる情報共有不足

• 業務の専門性が高いとき

• 新人への引き継ぎができていない

• 
  

上記の中でも、「業務の忙しさによる情報共有不足」という点は、個人的には当てはまる人が多いのではないかと想定しております。忙しいと業務をこなすのに夢中になってしまい、報連相が抜けてしまったり、手順やノウハウも資料化できずに担当者の頭の中にしか残らない、ということがあるあるかと感じます。

3.属人化に陥ると業務にどのような影響が出るのか

対象業務が属人化に陥ってしまうと、以下のような影響が出ると考えられます。

• 長期的に見ると、業務効率や生産性が低下してしまう

• 業務の判断基準や手順を担当者しか理解していないため、不足やミスが発生した際に解決に時間を要してしまう

• 対象業務が工数のかかる作業だった場合、対応できる人が担当者しかいないため、長時間労働になってしまう可能性がある

• 担当者が離任する際の引き継ぎが困難になる

• 方針や作業内容を担当者以外が理解できていないため、それが適切かどうかの判断が他の人にはできず、主観的な進め方になってしまう

• 担当者が急に休んだ場合に、代理で対応できる人がいない

• 担当者自身も、業務について不明点があった際に相談できる相手がいないため、確認や相談がしづらくなる

  
  

4.属人化に陥らないために

属人化に陥らないためには、以下4点が重要かと考えます。

①.作業と合わせて、または本番作業をする前にマニュアルを作成する

これは、私が参画しているPJでもそうなのですが、作業を先に進めて、その内容をマニュアルや手順書に落とす作業を後回しにしてはいないでしょうか。

作業に余裕がある場合は、作業を進めながらマニュアルや手順書の大部分を作成するのがおすすめです。手順書を意識しながら作業することで、作業の抜け漏れにも気づくことができます。

場合によっては、それほど時間がない場合もあるかと思います。そのような場合は、作業実施にあたり注意すべき点をテキストにメモしたり、手順を箇条書きで書き留めておくだけでもよいと思います。とにかく、実施した作業内容を記録し、それを共有できる状態にすることが重要です。正式な手順書の整備は後からでも問題ありません。

②.たとえその時は１人で対応していても、状況や手順はチーム内へ共有することを徹底する

これは業務を進めるうえであらゆる場面に関係することですが、基本の報連相ができていないと、作業内容やノウハウが外に出回らないため非常に重要です。

例えば口頭で報告した内容でも、チーム全体宛てにチャットで共有したり、手順書やマニュアルを作成した場合は直接関係がなくても、必ず配置場所とセットでチーム全体に周知するなど、誰でもその作業内容を取得できる環境を作ることが、属人化を防ぐ第一歩となります。

③.作業は手作業ではなく、可能な限り自動化する

これは作業内容にもよりますが、手作業かつ手順が多いものは、実施するのも内容を把握するのも困難になりがちです。

可能であれば、マクロや専用ツールなどで作業の一部を自動化することで、手作業よりも作業時間が短縮され、他メンバーも作業内容を習得しやすくなると考えます。

④.チームもしくは部署全体で業務を進めるという意識を各メンバーが持つ

③まで実施できていれば、あとは意識の問題です。担当者は自分の業務内容を会議などで共有し、できるだけ「自分が何をしているか」を可視化しましょう。

また、その他のメンバーは、共有された内容やマニュアルにしっかり目を通し、担当者がいなくてもチームでカバーできるよう、理解する姿勢が求められます。

まとめ

いかがでしょうか。今回は私自身の中でも課題である「属人化」についてお話しました。

属人化に陥ったからといって、すぐに業務に悪影響がでるわけではありませんが、ある程度の放置してしまうと長期的には全体の業務効率低下につながると考えます。

項目4で記載した内容はどれも重要ですが、まずはチーム全体の意識を揃えるところから始めるのがよいかもしれません。

今はちょうど年度初めの時期でもありますので、心機一転も兼ねて今回の内容を意識していただけると嬉しいです。

私自身も改めて意識し、チーム全体の業務の風通しがよくなるよう取り組んでいこうと思います！