ファシリテートGの「まつ」です。
以前「のり」の記事の中で議事録について触れていましたが、私なりにも議事録については色々と思うことがありまして、今回は「議事録作成」をテーマに、私自身の経験を交えながらお話ししたいと思います。
議事録作成がビジネススキルを磨く!?
コンサルタントに限らずビジネスシーンで議事録を作成する機会は多いと思います。
つまりビジネスパーソンにとって、議事録作成は欠かせない基本スキルの一つだと思います。
そして議事録作成には、「話を聞く力」「文章を書く力」「情報を整理する力」など、さまざまなスキルが詰まっていると思います。特に、社会人になりたての若手社員にとっては、議事録を通じてビジネススキルを磨くことができますので、絶好のチャンスだと思います。
ただし、議事録作成を苦手と感じる人も少なくありません。長時間の会議に参加し、その内容を正確にまとめることは簡単ではないですし、日常業務の合間でこなさなければならないこともしばしばです。しかし、だからこそ若手のうちは議事録作成に取り組む価値があるのです。スキルアップにつながるのはもちろん、誰もが避けたがる作業を引き受けることで、周りから感謝される場面も多いです。
議事録はどこでも役立つ万能スキル
議事録作成は、どの業界でも、どの役職でも役立つスキルです。議事録をただ作成するだけでなく、そのプロセスには要約力や情報を整理・構造化する力が求められます。たとえば、簡単なメモを残してそれを関係者に共有するだけでも、思いがけない感謝を受けることがあります。
特に、若手社員が積極的に議事録作成に取り組むことで、上司や先輩、さらにはクライアントからも評価を得やすくなります。私も実際にちょっとしたメモを手元で取っていただけですが、それを共有しただけでも、上司から「ありがとう、助かったよ」と言われたことが何度もあります。
議事録作成のポイント
議事録作成にはいくつかのステップがあります。特に新人のうちは、しっかりと準備をすることが大切です。会議の目的や参加者を確認し、事前に配布された資料に目を通し、不明点を調べておくことです。会議の目的によって、議事録に書くべき内容が異なってくるため、情報共有のための会議なのか、意思決定が求められる会議なのか、その性質を把握しておくことも重要ポイントとなります。
さらに過去の議事録にも目を通しておくことで、記載粒度や前回の確認事項や宿題事項も理解しておけば、会議が始まっても話の流れをスムーズに理解することができるようになると思います。
また、多くの人が最初に誤解しがちなのは、「一言一句書き起こす」ことが議事録だと思ってしまうことです。このこと自体が誤りである訳でなく、会議内の発言を取りまとめたもの”発言録”を議事録とする場面もあります。ただ実際、多くの現場では、会議で決まった事項や重要な確認事項、次に進むためのアクション(いわゆる「宿題」)を簡潔にまとめることが求められます。
私自身、最初はこの発言録と議事録の区別もつかずひたすらに会議の発言を時系列に書き起こして、会議の要点を整理してまとめる構造化もできずに先輩や上司に添削してもらって真っ赤にされた経験があります。ただ何度も何度も議事録を作成する中で自分が誤解していた点に気づけたり、業務知識もついてきたことで徐々にそれらしい議事録も作成できるようになっていきましたので、ある程度の慣れというものは必要なんだと思います。
また議事録作成は、企業や職場の文化によって異なる場合があります。どの程度詳細に記載すべきか、どんなフォーマットが望ましいかなど、会社ごとのルールや文化に左右される部分もあります。そのため、最初は上司や先輩に確認しながら、自分のスタイルを少しずつ確立していくのがよいと思います。
まとめ
議事録作成は、単なる「記録作業」ではなく、ビジネスにおける重要なスキルのひとつです。適切に議事録を作成することで、周囲の信頼を得ることができ、あなた自身のスキルアップにもつながります。特に新人や若手社員にとっては、議事録作成を通じて多くのことを学ぶことができると思います。
次回はもう少し踏み込んで、議事録作成に必要な具体的なスキルについてお話したいと思います。
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