こんにちは「やま」です。
前回、MS CopilotのMS Word編をご紹介をしました。今回はMS Excel編としてMS Copilotを利用してどのように業務の効率化ができるか簡単にご紹介したいと思います。
MS Copilotは、OpenAI社のGPT-4のLLMを利用してWord、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsのMicrosoft Officeと連動して生成AIの機能を利用でき、文章の作成や要約、グラフ・表・メール作成に利用できるため、業務効率を向上することを得意と言われています。
今回は、MS CopilotとMS Wordを組み合わせてどのようなお仕事の効率化ができるかご紹介します。
（なお、これからご紹介する内容はCopilot for Microsoft 365のライセンスが必要です。）
【MS Copilot Excelできること】
列と関数の追加
並び順の変更
表示形式の追加
データの分析
データのグラフ化
今回は、野菜の販売管理台帳の作成、データ分析とグラフまでMS Copilotを使っていきたいと思います。
１．列と関数の追加
販売金額の列の作成と原価に対して1.2をかけて、さらに出力された値にたいして小数点切り捨ての指示をしてみます。
【結果】
「列の挿入」を押下すると、販売金額と計算式が挿入され小数点も切り捨ててくれます。
※上記の画像は、「列の挿入」にマウスポイントあてた状態で、挿入予定の情報が記載されます。
販売管理台帳に販売個数の列と工数を記載する必要があるので
ランダムで2桁の数字を数値で入れるように指示したところ、RANDBETWEENの計算式がはいりました。
（適当にいれるのがめんどくさいのでCopilotにお願いしました。）
更新すると値が変更するので、結果の数値を値に貼り付けなおす必要がありますね。
ちなみに、プロンプトへの指示が悪かったのか不明ですが、1回の指示で複数列の列の追加と計算をしてくれるように指示をしました。しかし、指定した列に対してうまく追加されなかったのと、売上の計算式が売上予測の計算式になって、正しい計算式ではなかったです。
簡単な表ですが、動作確認として下記の表を基に、他の機能の確認とかを試していきます。
２．並び順の変更
売上利益を、昇順で並び替えるように指示をしてみます。
【結果】
売上利益を、昇順で並び替えしてくれました。また、2つ以上の条件を含めて並び替えもできるようです。
３．表示形式の追加
原価、販売金額、売上、売上利益の値に対して、表示形式として「円」をつけるよう指示してみます。
【結果】
「円」ではなく、「￥」がつきました。プロンプトに指示の仕方を考える必要がありますね。
「￥」がついたので、セルの書式設定の表示形式をみたら、分類が「ユーザー定義」になってました。通貨になるように期待していたんですが。。。まぁ～ひとまずこれで進みましょう。
４．データの分析
販売個数が多い上位ランキングをだすように指示をしてみます。
また、意地悪く入力ミスした感じで販売個数を「販売工数」と間違った指示をだしてみます。
【結果】
一覧にわかりやすいように、表で出してくれるのがありがたいですね。
また、わざと入力ミスしたのにも関わらず、きちんと回答してくれました。素晴らしいですね。
５．データのグラフ化
可視化として、売上の棒グラフを作成するように指示をしてみます。
【結果】
売上額を横軸になりましたが、金額の単位が「＄」になってしまいました。
テストでいろいろと触っていた時はうまくいったのですが、今回はうまくいきませんでした。
そのため、手動でセルの書式設定の表示形式の分類を「ユーザー定義」から「¥」から「円」に変更してみたところ正常に動作しました。
おそらく、テストの時のいろいろとガチャガチャと作成していたので作成方法が違うのか、はたまたプロンプトへの指示が悪かったのか不明です。
グラフをシート上に挿入したい場合は、グラフ下の「新しいシートに追加」を押下することで、別シートにグラフと、もととなった数値データが出力されます。
棒グラフ以外にも、円グラフや散布図など、さまざまな形式のグラフを指定できます。また、凡例やタイトルも自動的につけてくれます。
まとめ
今回は、簡単にMS Copilotを利用したMS Excelの使い方をご説明いたしました。
触ってみた直観の感想は、正しく計算式がはいらなかったり、複雑な指示については期待する結果にならず、MS Wordの時もそうでしたが、プロンプトへの指示が難しいと感じました。ただし、プロンプトへの指示がうまく使えこなせるようになったら、テーブル、グラフの作成、他の機能もスムーズに利用できて時間短縮ができると感じました。
ただし、100%ではないので、最終的に人間の手で修正は発生します。
まずは、使ってみて触れてみましょう。
次回も、MS Copilotと他のMS Office（PowerPointまたはOutlookのどちらか）を利用してどのような事ができるかご紹介します。
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