ファシリテートGのまつです。
新年明けましておめでとうございます。
前回の記事から少々間が空いてしまいましたが、表題の通り今回は議事録作成に必要なスキルについて、私のこれまでの経験を踏まえてお話したいと思います。
今はAIなど各種ツールのお陰でかなり精度の高い議事録作成が可能な世の中となりましたが、そういったツールを上手に活用しつつも、議事録にはビジネススキルの基本的な要素が凝縮されていると個人的には考えておりますので、まずは自分自身で作成してみることをお勧めします。
では早速本題への入っていきたいと思いますが、ここからのお話は世間一般に出回っている情報と異なる部分があるかもしれませんので、そこはご愛敬でお願いいたします。
議事録作成に必要なスキルは次の4点だと個人的には考えています。
①タイピングスキル
②要約スキル
③構造化スキル
④コミュニケーションスキル
①タイピングスキル
議事録に限った話でもないですが、PCのタイピングを素早く正確に打てるようになることはPCを使って作業をする限りどこでも役立ちます。
議事録を作成する上では最低限ブラインドタッチは出来るように練習をしておくことをお勧めします。
普段からパソコンを触るような方だと特段意識せずともブラインドタッチができるようになっているかもしれませんが、はじめのうちは無料のタイピングソフトやゲームを使って練習するのも効果的だと思います。ネットで検索をすれば色々なソフトやゲームが紹介されていますので、その中で興味のあるものを選んでやってみるとよろしいかと思います。
どうしてもタイピングが苦手だという人は、パソコンの操作に慣れるまでは手書きでもいいと思います。
手書きのメリットも実はあって、絵や記号などフリーハンドで書くことなどができますので、議論が発散したり、前後した時も、こことここは同じ話といった識別などすることもできます。
②要約スキル
会議の発言メモが取れるようになったら、その内容を要約していきます。
会議の参加者の中にはとてもお話が長い方もいらっしゃるかと思います。
そんな方が結局何を言いたかったのか、結論はなんであったのかを要点を整理して要約してしまいましょう。
とはいえ余り要約しすぎてしまうと、発言者の意図と違うなんてことも発生しうるかもしれませんので、文脈を考えつつ意図が変わらない範囲で要約をしてもらえればと思います。
もし一人で判断に困ってしまったら、発言者ご本人や他の会議参加者の方に確認してみるのもいいかもしれません。
③構造化スキル
要約ができたら、会議の議題やテーマに沿って議事録の内容を構造化していきます。
要は会議で発言された内容をグルーピングして同じテーマの仲間同士集めてあげるイメージです。
何か承認を得たり、決めることなどがある場合、その承認を得た経緯や決定事項に対してどういった議論がなされたのかを分かるようにまとめます。
会議にアジェンダがあると思いますので、その項目ごとに整理することから始めてみてもいいかもしれません。
会議の中では議論が発散したり、話のテーマがいったりきたりすることはよくあると思いますので、そういった内容を要約した文章を元に整理してもらえればと思います。
④コミュニケーションスキル
これは、議事録のレビューもそうですが、発言内容でわかないこと、聞き取れなかったことなど当事者に確認したりする際にも必要となるスキルです。顔と名前を把握しておくことはもちろんですが、日頃から関係を築けておくと、いざ困ったときなどに話を聞きやすかったりするため、コミュニケーションをとっておくことは必要かと思います。
さらには参加者の方の特徴やキャラクターなんかもわかってくると、発言内容もこんなことを言いそうといった予測がたったりなどしてきたりもするので、議事録も作成しやすくなります。
最後に余談ですが、コンサルの大先輩の中には、会議が始まるまでで議事録がほぼ完成しているといったことを話す方がいます。
それは会議のテーマやアジェンダに対し、どういった議論を期待しているのかが予め想像ができていることが背景にあります。コンサルとしてここに帰結させたい、そのためにはこういった議論があって、誰に同意、承認してもらえればいいかといったところまで筋の通った仮説が整理されているためです。
さすがにこのレベルになるまでは日頃からのトレーニングだけでなく、経験がモノをいう部分もあるかと思いますが、議事録作成を愚直に続けることで、将来的に精度の高い仮説を立てることができるようになるかもしれませんね。
今回の記事がみなさまの議事録作成に少しでもお役に立てればと思います。
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