AI時代だからこそ再確認したい情報管理の基本

こんにちは、くるみんです。

今回は情報「管理」のリテラシーについて、考えていきたいと思います。

言わずもがなですが、ここ数年でAIは私たちの仕事に急速に浸透してきました。

文章作成や要約、情報収集、プログラミングの支援など、これまで人が時間をかけて行っていた作業を短時間でこなしてくれるため、業務効率化の強力な味方となっています。

私自身もAIを活用する機会が増え、業務で知識を必要とするシーンがあると「とりあえずAIに聞いてみよう」と考える場面も少なくありません。

一方で、便利になったからこそ見直すべきものがあります。 それが「情報管理」です。

技術の進歩によって業務効率は向上しましたが、情報を扱う責任がなくなったわけではありません。むしろAIを活用する機会が増えた今だからこそ、一人ひとりの情報管理リテラシーがこれまで以上に重要になっています。

例えば、「撮影した写真をAIに解析してもらう」というケースを考えてみます。

AIは、「ホワイトボードの内容を文字起こししたい」 「エラー画面の原因を調べたい」といった依頼についても即時に回答を起こしてくれます。

しかし、その写真には本来共有してはいけない情報が写り込んでいるかもしれません。

例えば、

• 氏名、メールアドレス、電話番号

• 社内のネットワーク情報

• 社外秘、機密資料

などです。

ましてや、それが顧客情報だったとしたらどうでしょうか。 考えるだけでもおぞましいですね。

仮に撮影者自身がその存在に気付いておらずとも、AIは学習してしまいます。 「AIに見せるだけだから大丈夫」という考え方は非常に危険です。

そもそも、その職場で写真を撮ること自体が禁止されている場合、重大なセキュリティ違反としてみなされ、最悪の場合は懲戒処分となる可能性だってあり得ます。 多くのメンバーにも多大な迷惑をかけ、会社自体の信用損失にも直結します。 その他の例として、 AIに資料をそのまま投入し、「この資料を要約して」とAIに依頼したとします。 しかし、その資料が顧客向け提案書や契約関連資料などの機密資料であれば、もうこの時点でセキュリティポリシーの違反です。

つまるところ、生成AIを利用する際には、

「この情報は外部サービスへ渡してもよい情報か？」

という視点を常に持ち続けることが重要なのです。

AIは、入力された情報が機密情報なのか、公開してよい情報なのかを判断してくれません。 最終的な責任を負うのは、利用した本人です。

だからこそ、基本的な行動が重要になります。

新しい技術を学ぶことも重要ですが、その前に一度立ち止まって考えてみましょう。

「この情報、本当にAIへ入力しても大丈夫だろうか？」

AI時代だからこそ、情報管理の基本をあらためて意識していきたいものです。