コミュニケーションスキル～わかりやすい説明とは～

かわうち

2024年12月9日

読了時間: 4分

こんにちは。ファシリテートGのかわうちです。

皆さんは仕事であれプライベートであれ、色々な人たちと接していると「この人が説明していることはスッと理解できるのに、この人の説明は頭に入ってこない」と思うことはありませんか？反対に頑張って説明しているのに相手によくわからない顔をされたということはありませんか？

私も社会人の初めの頃に上手に説明できず怒られたことが多々あります。今回はその時に学んだ、説明する際に意識すべきポイント２点と具体的な内容をご紹介します。

①話を整理する

伝えたいことのテーマを初めに伝える聞き手に理解してもらうに、「これから、こういう話をされるんだな」という見通しをもってもらうことで、話は各段に伝わりやすくなります。普段、私たちが何かを伝える時は大抵は"いきなり"です。いきなり話かけてただ説明を始めても、聞き手は「何の話だろう？」と当てることから考えなければならず、話に集中することができません。真っ白な状態の聞き手に最初にテーマを伝えることで話の全体像をを認識してもらい、頭の準備をしてもらうことが重要です。また同様の理由から、伝えるテーマは具体的であることが望ましいです。新サービスに関する話であれば、"予算"についてなのか、"スケジュール"についてなのか、など。テーマを具体化することで、聞き手はより話に集中しやすくなります。
伝えたいことの数を伝えるテーマを伝えたら、聞き手の頭の準備をさらに進めてもらうために伝えたいことが何点あるのかも伝えましょう。この前置きがないと、聞き手からすると話がいつまで続くのかが気になり、話が長くなるにつれて段々と頭に入りづらくなります。また伝えたいことの数を整理することは聞き手にとっても自分にとってもポイントを整理することになり、何について考えなけれなならないのかが明確になります。また数を意識することで伝えたいことが漏れたということも防ぎやすくなります。
結論から伝えるテーマと数を伝えて聞き手の準備ができたらすぐに「結論」を伝えます。結論に至った経緯/理由は結論の補足として後から伝えても、聞き手は「こういう方向で話が進むんだな」と準備した上で聞くことができます。よくあるのが、反論や質問を恐れるためか経緯/理由から話始めるパターンですが、これでは聞き手は「それで、結局何が言いたいのか、いつ結論になるのか」ということに気を割いたまま話を聞くことになり、集中できません。仮に結論が出ていない場合であっても、結論が出ていないことを事前に伝えることで話は聞きやすくなります。

②聞き手に伝わる言葉で伝える

難しい言葉を簡単な言葉に言い換える何が難しい言葉なのかは人によって異なります。ですので、伝えたいテーマに対して聞き手はどの程度の理解度なのかを想像する必要があります。気を付けることとしては、専門頭語や略語、英語やカタカナ語を避けることです。もちろん同じ業界やチームにいて、明らかにその言葉に対して同じ認識をしているということがわかっている状態であればこの限りではありません。また同じ意味である場合は言葉を揃えることも重要です。特に説明資料のように読むものについては、言葉が違うと別のことを指しているのかということに集中が割かれてしまします。
難しい言葉を聞き手にとって身近に言葉に置き換える簡単な言葉に言い換えようとしても適切な言葉が思い浮かばなかったり、もしくは存在しないこともあるでしょう。その場合は聞き手の身近な言葉に置き換えるとグッと理解しやすくなります。例えばアメリカへの渡航許可証に"ESTA"がありますが、急にESTAという言葉を聞いても、元々をの言葉を知らない、もしくは意味を知らない人はそこで混乱してしまします。しかしESTAではなく、"ビザ"であれば言葉の意味を知っている人は各段に増えるでしょう。もちろん正確な意味は異なりますが海外への渡航許可証という意味では同じであり、話を理解するという点においては大抵の場合大きな問題にはならないと思います。

今まで挙げてきたことをまとめると、わかりづらい説明は「聞き手の立場に立てていない」ということです。自分が伝えたいことではなく、聞き手が何を知りたいのかを意識することがわかりやすい説明に繋がるのだと思います。