タスク洗い出しのコツ

はじめまして。ファシリテートグループのみうらです。

先月入社したてで、まだ経験も浅いですが、よろしくお願いいたします。

さて、今回はプロジェクト管理を行っていく上で重要なスキル、タスク設計の中の、

タスクの洗い出しについてお話していこうと思います。

とはいっても私自身、実は新人コンサルでして…、

つい先日この壁にぶつかってしまいました。

今回は、私の経験談も踏まえて、考えやすかった方法などをご紹介します。

タスク設計とは、業務を進める上でのタスクを明確化し、

その中で何をいつまでに行う必要があるかのスケジュールを作成することです。

このタスク設計を行うにあたり、

「タスクの洗い出し」というプロセスが重要になってくるのです。

タスクの洗い出しがきちんとできていると、スケジュールの全体感が把握でき、

そのためメンバー間のタスクの割り振りもしやすくなるため、プロジェクトが円滑に進みます。

逆にタスクの洗い出しがきちんとできていないと、

スケジュールを作成し、実際にプロジェクトを進めている最中に予想外のタスクが発生し、

プロジェクトの進捗が大幅に遅れてしまうことあるため、

はじめに細かいところまで洗い出すとことが重要になります。

しかし、タスクの洗い出しは、やり方がわからないと混乱してしまったり、

細かいところまで洗い出せないということがあります。

私自身も、タスクの洗い出しと聞いて、

はじめはよく考えずに頭の中で思い浮かぶタスクのみの洗い出しを行っていたのですが、

困ったことにただタスクを並べようとしても案外思いつかず、

細かいタスクまで洗い出すことができませんでした。

タスクの洗い出し方法については、いくつかあると思いますが、

その中でも私は以下3点の方法が考えやすかったので、ご紹介します。

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①最終的なゴールを決めて、そこから逆算して考える

②やることを大項目、中項目、小項目で分けて考える

③前後関係を考える

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①最終的なゴールを決めて、そこから逆算して考える

これは、最終的にどの状態になっていればいいかを決め、

その状態にするには、何が必要かを考えいくということです。

例えばケーキを作るというときに、

ここでいうと最終状態はケーキが完成していることになりますが、

完成するためには、

材料を集める→スポンジ生地を作る→生クリームを作る→生地にデコレーションなどの、

大きな項目が洗い出せます。

②やることを大項目、中項目、小項目で分けて考える

タスクの洗い出しを行う際は、

いきなり細かいレベルものを考えると上手くいきませんので、

①でまず大きな項目の流れを洗い出しましたら、

そこから項目ごとにタスクを考えていき、細部までほり下げていきます。

先ほどのケーキを作る際の例で言うと、

スポンジ生地を作るには何を必要かを考えたときに、

・材料の分量を量る

・材料を混ぜる

などのタスクが洗い出せます。

そこからさらに材料を量るとは、具体的に何を量らなくてはいけないのかを考えると、

・小麦粉

・砂糖

・バター

・牛乳

など、さらい細かいタスクが洗い出せるので、

大きい項目から小さい項目で順番に考えることで、

最終的なタスクの抜け漏れというのも少なくすることができます。

③前後関係を考える

②までで細かく洗い出した後、最終的にスケジュールを立てることになりますので、

ここで、タスクの前後関係を整理することで、後のスケジュール作成がスムーズに進められます。

先ほどのケーキを作る際の例で言うと、

生地にデコレーションを行う際に何が完了している必要があるのかと考えたときに、

・生地が焼きあがっている必要がある

・デコレーション用の生クリームを作る必要がある

など、こちらは特段分かりやすい例にはなりますが、

このように前後関係を細かく確認していくことで、全体的な流れを整理します。

●余談

余談になりますが、

タスクの洗い出しや整理を行う際は、紙に一度書き出すのがおすすめです。

私自身も最近改めて思いまして、パソコンで直接打つよりも、

手書きで紙に書くことで、個人的には頭にするっと入っていき、整理しやすいと感じました。

●最後に

今回お話したことはとても基礎的なことではありますが、

コンサルをやっていく中では重要なポイントかと思います。

基礎をきちんとすることで、その後の作業の品質も良くなりますので、

是非こちらを意識しながらタスク設計をしてください。