身近なIT技術 ～RPAツールはどんなもの？編～

アーキテクトGの「なゆ」です。

皆さまの身近にあるIT技術をお届けしたいと思います。

前回、仕事でよく聞く「RPA（Robotic Process Automation）」技術についてご紹介ししました。

今回はRPAツールとはどのようなものかご紹介します。

---

今回利用するRPAツール「Microsoft Power Automate」

今回ご紹介するのは、「Microsoft Power Automate」です。

Microsoft Power Automateは、Microsoft 社が提供しているRPAツールで、プログラミングの知識がなくてもRPAを構成できるツールです。ただ、少しプログラムが理解できれば、できることが広がり、様々な業務を自動化できるツールでもあります。

Microsoft Power Automateで作業を自動化してみましょう

今回はメールに添付されたファイルをOneDriveに保存するフローを試してみたいと思います。

私は出張が多く、領収書のPDFファイルがメールで送られてきて、逐一ダウンロードして指定のフォルダーに置いておくことをしていましたが、最近ではファイルダウンロードまで自動化して、指定フォルダーに格納するのみを行っています。

こちらがフローのトップ画面です。

左側にフロー名や状態などが記載されており、下部には実行履歴を表示するところもあります。

次にフローの中身です。

中央の赤枠内が実際のフローを構成している部分です。

特定の相手から件名に「領収書」という文言が含まれていたら、フローを実行するように構成しています。

基本的に相手のメールアドレスと件名にパターンがあるので、この2つを構成することで絞り込んで処理することができます。

※条件を変えることで、メールを受信した際に添付ファイルをすべてOneDriveに保存することもできます。

こちらがOneDriveに保存するときの設定値です。

フォルダーを指定して、ファイル名を「添付ファイルのファイル名」で保存対象を「添付ファイル」を指定しています。

設定値欄によくわからない英語で書かれものが設定されていますが、実際には赤枠の「差出人」などを選択することで入力されます。

では、実際に動かしてみましょう！

今回はとあるタクシー会社の領収書発行処理を行い、実際に届いたメールが処理されるか確認してみます。

フロー作成後に領収書発行処理を行いメールが届きました。

フローのトップ画面に行ってみると、、、実行履歴が残っています！！

いつ処理されたのか、処理にどれくらいの時間がかかっていたのか分かりやすく表示されています。普段ならメール探して、ダウンロードして、指定のフォルダーに格納して・・・3分くらいはかかりますが、なんと3秒！

2分以上も削減しています。一人でこの時間ですので、100人が同じ処理をするなら約5時間も削減することができます！

保存先のフォルダーの方は、指定のフィルダーに領収書のPDFファイルは格納されていますが、他のアイコン画像なども保存されていますね・・・。

この場合には、保存前にファイル名で制限する、または一時フォルダーに格納した後にPDFファイルだけ指定のフォルダーに移動するなどの処理をく分けることでできそうですね。

---

いかがでしたでしょうか。このようにRPAでは身近な業務を少しずつ自動化することで、日々の面倒な業務も簡略化することができます。

また身近な業務を少しずつ自動化することで、皆さんの業務時間も、会社全体の業務時間も削減して、効率化できる可能性が広がりますので、皆さんもRPAツールをつかってみましょう。