議事録は「行動を促す」ツール！最小限の基本の型をご紹介

こんにちは、ファシリテートGのまつです。

これまでの記事では、「コンサル1年目に理解しておきたい資料作成のポイント」や「コンサルタントの構造化」についてお話ししてきました。

以前にも議事録作成の重要性には触れましたが、現在担当しているクライアントで実践している議事録作成方法が、最小限のポイントを押さえた非常にシンプルなものなんです。

これが基本の型として皆さんの参考になるのではと思い、今回はその内容をご紹介します！

1. 会議の「合意」と「アクション」を明確にする

議事録の主な目的は、会議で合意された内容と、それに続く具体的な行動を記録し、参加者全員で共有することです。全ての議論を詳細に書き起こす必要はありません。

大切なのは、結論と「誰が」「何を」「いつまでに行うのか」に焦点を当てることです。

会議後、参加者全員が議事録を確認するだけで、次に取るべき行動をすぐに把握できる状態を目指しましょう。

2. 情報を整理し、簡潔な構成にする

議事録は、参加者が内容をスムーズに理解できるよう、情報を整理して構成することが重要です。時系列に沿って記述するよりも、議題ごとに「結論」「決定事項」、そして「次の行動」をまとめるのが効果的です。

基本的な構成要素は以下の通りです。

• 議題: 何についての話し合いか

• 議論の要点: 結論に至るまでの主なポイントを簡潔に

• 決定事項: 会議で最終的に合意された内容

• ネクストアクション: 担当者、具体的なタスク、期限

この構成を用いることで、読み手にとって格段に分かりやすい議事録になります。

3. 具体的な記述で認識のズレを防ぐ

曖昧な表現は避け、具体的な固有名詞や数値を含めて記述しましょう。例えば、「Aさんが資料を修正する」ではなく、「〇〇部のAさんが、X月Y日までに〇〇資料のZページを修正し、部長に報告する」のように、詳細を記述するんです。これにより、認識の齟齬を防ぎ、次の行動が確実に行われるよう促せます。

4. 会議後すぐに共有する

会議終了後、できるだけ速やかに議事録を共有することが望ましいです。参加者の記憶が新しいうちに共有することで、内容の確認や修正がスムーズに行え、次の行動への移行も早まります。可能であれば会議終了から数時間以内、遅くとも当日中の共有を目指しましょう。

まとめ：議事録は「行動を促す」ツール

議事録は、単に会議の内容を記録するだけでなく、その後の「行動を促す」ための重要なツールとして機能します。

時間に余裕があればまとめの時間として会議の中でアクションを確認するのも有効ですし、次回の会議でタスクへの取込み状況など確認してみるのもいいかもしれません。

今回ご紹介したポイントを参考に、皆さんの日々の議事録作成に役立てていただけると嬉しいです。