身近なIT技術 ～RPA 勤怠管理 編～

アーキテクトGの「なゆ」です。

皆さまの身近にあるIT技術をお届けしたいと思います。

前回は、MIcrosoft Power Automateを利用した経費精算時の領収書を自動的に格納する処理を紹介しました。

今回はアンケートフォームを利用したデータ管理について、勤怠管理を基にご紹介したいと思います。。

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利用するツール

今回もMifrosoft Power Automateを利用してみます。

勤怠登録ですので、入力フォーム、データ保管の2つの要素が必要になります。

入力フォームは、アンケートでも利用されている「Microsoft Forms」を利用して、データ保管を「Mifrosoft Lists」を使ってやってみたいと思います。

フロー作成の準備

はじめに、入力フォームを作成します。 今回はこのような入力フォームを作成しました。 一見、すべて入力しないといけないようなフォームになっていますが、勤怠項目を選択することで、必要なもののみ表示されるようになっています。

実際の入力画面はこちらになります。社員名とか社員IDは入力しなくても大丈夫なの？と思った方もいらっしゃると思いますが、Microsoft Formsでは自身のテナント内であれば、自動的にメールアドレスを取得することができますので、そちらの機能を利用して、データの識別を行いたいと思います。

次にMicrosoft Listでこのような項目を用意します。

よくある必要最低限で構成しています。

フローを構成してみましょう

今回作成したフローがこちらになります。

Formsで入力された際に、入力項目を取得して、それぞれの項目に割り当てるように構成しています。

※入力した情報をListsに登録する処理は、Microsoft ListsはSharepointのリスト機能を使っているので、「Sharepoint」の「項目の作成」を使っています。

入力した状態を見てみましょう

実際にフォームで入力した状態がこちらになります。 このようにメールアドレスごとで入力された値をListsに登録することができます。

おわりに

いかがでしたでしょうか。

Microsoft Formsを使った方法は、他にも顧客データの入力や顧客が注文する際のフォームとしても有用に利用できます。

みなさんも業務を自動化してみましょう。