見習いコンサルのAI活用

こんにちは、ファシリテートGのみうらです。

今年初投稿となりますが、少しでもお役に立てる情報を発信できればと思いますので、

よろしくお願いします。

今回は、見習いコンサルのみうらが業務でどのようにAIを活用しているかを、

参考までに共有させていただきます。

1. 文章の要約、表現の改善

説明や報告、質問など、相手に物事を伝える場面で、きちんと伝えようとすればするほど文章が回りくどくなってしまうことはないでしょうか。

私自身よくあるのですが、チャットで送る文章や会議内で報告する内容を作成していると、「これも伝えたほうがいいかも」「誤解されないように補足しておこう」と考えるうちに、どんどん文章が長くなってしまいます。

そのため、私は自分で文章を作成したうえで、実際に使用するシーンや、伝えたいことを補足しながら、AIに分かりやすい表現に修正してもらうようにしています。

例えば、あるツールファイルの使い方について先方から問い合わせがあり、実際にツールの中身を確認しないと調査ができない状況だったとします。

その際、どのような流れでファイルを受領し、確認を進めるべきかをチームのリーダーに相談したいため、以下のような文章を作成しました。

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お疲れ様です。ツールについて正常に動作しないというお問い合わせが来ており、

確認したところ、確かに正しい挙動にはなっていないと思われます。

調査となると先方からファイルを受領、直接ファイルの設定を確認するという方法になると思いますが、

ファイルの受領方法についてメールもしくは、社内ツールどちらがいいかご相談させてください。

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伝わりやすい文章に修正してもらうため、上記の文章をchatGPTにそのまま入力し、

「同じチームのリーダーに相談する文章として、端的で分かりやすく、かつ適切な表現に修正してほしい」と依頼しました。

返ってきた回答がこちらです。

どうでしょう！要点を整理しつつ、かなりすっきりとした文章に修正してくれました。

自分で文章を作成していると、どうしても「あれもこれも」と伝えたい内容を盛り込んでしまい、シンプルにしたいと思ってもどこを削ればいいのか分からなくなりがちですが、

こうした回りくどい文章も、一度AIを通すことでシンプルな形に整えることができます。

そのうえで、「ここにもう少し情報を足したい」と思えば、必要な要素を付け足すだけで文章が完成します。

文章を何度も練り直す時間が減り、大助かりです。

2.リサーチ

業務中に何かをリサーチすることもよくあると思うのですが、それをGoogleで検索して1つ1つ比較し、求めている回答を探すというのは思いのほか時間がかかりますよね。

そこでAIの出番です。

例えば、私が実際に使用している製品Jiraの権限について、ファイルのアップロードを可能にするにはどの権限を付与すればいいかを調べたいとします。

ただその時にできるだけ公式な記載を参照としたいため、ChatGPTに依頼するときは、要件に加え、「具体的な方法と、この件について記載がある公式ページのURLを教えて」と依頼します。

返ってきた回答がこちらです。

このように、具体的で分かりやすい手順と公式サイトまで教えてくれるので、この後は実際に操作して確認するだけで、正しい情報を迅速に取得することができます。

また、マニュアルなどを作成するときの参考サイトなども正確なものが提示できるのでいいですね。

3.壁打ち

資料作成を作成する際に、記載内容を1から考えるのはハードルが高いですよね。

そういう時は、最初から自分で作成するのではなく、説明したいことを、未完成のままでもいいので、AIに投げて、深堀や、矛盾点がないかを確認してもらいます。

例えば、製品のファイルアップロードの制限の運用についてクライアントに連携する説明資料を作成したいとします。

以下のようにchatGPTに依頼します。

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A製品でのファイルアップロード運用について検討していて、

一般ユーザーは禁止、管理事務局は許可とする。

設定としては製品全体をアップロード可能にして、個別設定で一般ユーザーのグループのみを制限する。

この運用・設定方法に抜けや矛盾があれば、教えて。合わせて、文章としても整理して。

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返ってきた回答がこちらです。

すごい！今できる範囲の文章を入力するだけでも、こんなに資料の材料が集まりました。

実際の記載の要否は自身で判断し、この記載内容から新たに必要な項目を追加することで、状況に応じた資料作成の時間短縮につながります。

まとめ

いかがでしょうか。上記のように使い方次第でAIは色々助けてくれます。

はじめて使用するときは、どうしても指示をふわっと投げてしまいがちかと思いますが、

ここをどういう環境で、どのようにしたいのかを具体的に指示をすることが欲しい回答を得るポイントになります。

私自身、1から何かを検討するというのは結構ハードルが高いのですが、

AIの助けを借りることで1から100を作成するのではなく、80から100を作成するくらいの体力で済むので、業務効率を上げるのに大変役立っています。

もし、まだAIを業務で利用していないという方は、これをきっかけに使ってみてください。

私は、ずっとchatGPTにお世話になっているので、今度は色々がほかのAIも試してみたいなと思っております。